Cómo se opera
un negocio de retail
Guías sobre lo que de verdad complica una tienda: el SAT, el inventario, el corte de caja y las decisiones que cuestan margen. Sin relleno.
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Guías prácticas para dueños de comercios en México sobre lo que de verdad complica una tienda: corte de caja, inventario, merma y rotación; facturación y obligaciones ante el SAT; y cómo elegir o cambiar de sistema punto de venta. Cada guía va al grano, con cifras y sin relleno.
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Cómo hacer un corte de caja correcto
Un corte de caja compara el efectivo que hay contra el que debería haber según las ventas del turno. Se hace por turno y por cajero, no por día, porque una diferencia que abarca a tres personas no se puede atribuir a nadie. Aquí está el procedimiento completo.
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10 guíasCómo se opera una tienda: corte de caja, inventario, merma, rotación y precios.
Cómo hacer un corte de caja correcto
Un corte de caja compara el efectivo que hay contra el que debería haber según las ventas del turno. Se hace por turno y por cajero, no por día, porque una diferencia que abarca a tres personas no se puede atribuir a nadie. Aquí está el procedimiento completo.
Inventario físico: cómo contar sin parar la tienda
El inventario físico tradicional obliga a cerrar y por eso muchas tiendas lo hacen una vez al año, que es justo la frecuencia con la que el dato deja de servir. El conteo cíclico resuelve eso: cuentas una parte del catálogo cada semana, sin detener la operación.
Cómo calcular el punto de equilibrio de tu tienda
El punto de equilibrio es cuánto tienes que vender para no perder dinero. Se calcula dividiendo tus gastos fijos mensuales entre tu margen expresado en decimal. Con $40,000 de gastos fijos y 30% de margen, necesitas vender $133,333 al mes sólo para quedar en ceros.
Cómo poner precios en una tienda de abarrotes
En abarrotes el precio no se pone producto por producto sino por categorías con márgenes distintos: los productos de referencia llevan margen bajo porque el cliente se sabe su precio, y ese margen se compensa en las categorías donde nadie compara.
Merma en retail: cuánto es normal y cómo reducirla
El índice de merma en el retail mexicano se ubica alrededor del 1.59% de las ventas según ANTAD. Sobre un millón de pesos de venta anual son casi $16,000 que desaparecen sin dejar rastro, y la mayor parte no es robo de clientes.
Robo hormiga: siete controles que sí funcionan
ANTAD estima pérdidas superiores a 13,000 millones de pesos anuales por robo en el comercio organizado mexicano, y cerca del 42% de las pérdidas de la región son de origen interno. Los controles que más reducen el robo hormiga son de proceso, no de vigilancia.
Rotación de inventario: la fórmula y qué hacer con el resultado
La rotación mide cuántas veces vendes y repones tu inventario en un periodo. Se calcula dividiendo el costo de lo vendido entre el inventario promedio. Una rotación baja significa capital detenido, que en retail es el costo que menos se mide y más pesa.
Kardex: qué es y por qué tu contador te lo pide
El kardex es el historial completo de movimientos de un producto: cada entrada, salida, venta y ajuste con su fecha, cantidad, costo y motivo. Es la diferencia entre saber cuánto tienes y poder explicar cómo llegaste a esa cantidad, que es justo lo que pide tu contador.
Costo promedio o PEPS: cuál conviene a tu tienda
PEPS descuenta primero las unidades más antiguas y refleja mejor la realidad cuando los costos suben o el producto caduca. El costo promedio recalcula un costo único con cada compra y es más simple de administrar. La elección cambia tu utilidad reportada.
Cómo controlar el inventario cuando tienes varias sucursales
Con varias tiendas el inventario deja de ser un número y se vuelve varios: existencia por sucursal, mercancía en tránsito y consolidado. El error que más descuadra una cadena es no tener el estado en tránsito, porque el faltante aparece sin dueño.
Fiscal
10 guíasSAT y CFDI 4.0: factura global, cancelaciones, complemento de pago, CSD y RESICO.
Cómo emitir la factura global del SAT paso a paso
Casi todas tus ventas de mostrador son al público en general y aun así tienes que facturarlas. La factura global es el comprobante que agrupa ese periodo en un solo CFDI. Aquí está qué lleva, cada cuándo se emite y qué hacer cuando un cliente pide su factura después.
CFDI 4.0 en el punto de venta: qué debes configurar
El CFDI 4.0 valida los datos del receptor contra el padrón del SAT al momento de timbrar. Si el nombre, el RFC o el código postal no coinciden exactamente con la Constancia de Situación Fiscal, el comprobante se rechaza antes de generarse. Aquí está qué configurar para que eso no pase.
RFC genérico XAXX010101000: cuándo usarlo y cuándo no
XAXX010101000 es el RFC que el SAT reserva para el público en general. No pertenece a ningún contribuyente y sirve para amparar las ventas de mostrador que nadie factura, agrupándolas en la factura global del periodo. Usarlo mal duplica ingresos o deja ventas sin comprobante.
Autofacturación de tickets: cómo dejar de facturar en el mostrador
Un portal de autofacturación permite que el cliente genere su propio CFDI con los datos de su ticket, sin ocupar a tu personal ni detener la fila. Además reduce las correcciones de factura global, porque el cliente factura antes de que cierres el periodo.
Cancelación de CFDI: los cuatro motivos y cuál aplica a tu caso
Cancelar un CFDI exige declarar uno de cuatro motivos, y elegir el equivocado tiene consecuencias. El plazo para cancelar corre hasta el 31 de enero del ejercicio siguiente, y en la mayoría de los casos el receptor tiene tres días para aceptar o rechazar la solicitud.
Complemento de pago (REP): cuándo lo necesitas en un comercio
El complemento de pago sólo aplica cuando emitiste una factura con método PPD, es decir cuando el pago llega después. En ventas de mostrador pagadas al momento no se requiere, y tampoco en operaciones con el público en general. El plazo es el día 5 del mes siguiente al pago.
Qué es el CSD y por qué puede dejarte sin facturar de un día para otro
El Certificado de Sello Digital es lo que te permite timbrar facturas ante el SAT y tiene una vigencia de cuatro años. Si vence, o si el SAT lo restringe por omisiones, dejas de poder emitir CFDI hasta resolverlo. Es la falla fiscal que más rápido detiene una tienda.
RESICO para tiendas: límites, tasas y qué pasa si los superas
El Régimen Simplificado de Confianza para personas físicas aplica hasta 3.5 millones de pesos de ingresos anuales, con tasas de ISR de 1% a 2.5% según el nivel de ingreso. Al superar el límite el SAT reasigna al régimen general y puede restringir el sello digital.
¿Necesito Carta Porte para mover mercancía entre mis sucursales?
Sí, aunque la mercancía sea tuya y no haya venta de por medio. El traslado se ampara con un CFDI de tipo Traslado, y el complemento Carta Porte se vuelve obligatorio cuando el recorrido excede 30 kilómetros o usa tramos federales. La omisión se sanciona por cada comprobante.
Multas del SAT por no facturar: montos reales y cómo evitarlas
No expedir CFDI estando obligado, no entregarlo al cliente o condicionarlo a que entregue su Constancia de Situación Fiscal son infracciones con multa. En reincidencia el SAT puede ordenar la clausura del establecimiento de tres a quince días, además de la multa correspondiente.
Decisión
8 guíasPara elegir sistema: cuánto cuesta, qué preguntar, qué hardware y cuándo cambiar.
¿Cuánto cuesta un sistema punto de venta en México?
El software va de gratis a unos $3,000 al mes en suscripción, o de $8,000 a $40,000 en licencia de pago único. A eso hay que sumarle hardware, implementación y las comisiones bancarias, que suelen ser el costo que nadie calcula y el que más pesa a dos años.
Punto de venta en la nube o instalado: cuál te conviene
La pregunta que decide no es cuál tiene más funciones, sino qué pasa cuando falla el internet. Un sistema en la nube deja de cobrar; uno instalado sigue vendiendo. Si tu conexión es estable y tu operación es simple, la nube es más cómoda.
22 preguntas que hacer antes de comprar un punto de venta
La mayoría de los arrepentimientos con un punto de venta vienen de preguntas que no se hicieron en la demo. Estas 22 cubren lo que suele descubrirse tarde: qué pasa sin internet, qué cuesta crecer, de quién son tus datos y qué pasa si dejas de pagar.
Cómo cambiar de sistema punto de venta sin perder tu historial
Lo que se migra bien son los catálogos: productos, clientes, proveedores y existencias. Lo que casi nunca se migra es el historial de ventas, y conviene conservar el sistema anterior en modo consulta en lugar de intentar traerlo todo y retrasar el arranque.
Qué hardware necesitas para tu punto de venta
Lo indispensable son tres piezas: computadora, impresora térmica de tickets y lector de código de barras. El cajón de dinero y la báscula dependen del giro. Antes de comprar equipo nuevo conviene revisar qué de lo que ya tienes sirve.
¿Sirve un punto de venta gratis para mi negocio?
Sí sirve, y para empezar suele ser la decisión correcta. Lo importante es saber dónde está el modelo de negocio del proveedor: normalmente en la comisión por cobro con tarjeta, en límites de productos o usuarios, o en funciones de pago.
Ocho señales de que tu sistema punto de venta ya te quedó chico
La señal más clara no es que el sistema falle, sino que tu equipo haya construido procesos paralelos para compensarlo: hojas de Excel, libretas y grupos de WhatsApp que existen porque el sistema no resuelve algo. Cuando eso pasa, el costo real ya no es la licencia, sino las horas del equipo.
¿Ya necesitas un punto de venta o todavía te alcanza con la libreta?
Mientras puedas recordar tu inventario y a quién le fiaste, la libreta funciona. El punto de quiebre llega cuando el catálogo pasa de unos cientos de productos, cuando alguien más atiende, o cuando ya no sabes qué te dejó utilidad.
¿Falta un tema?
Si hay algo que te complica la operación y no está aquí, dínoslo y lo escribimos. Las guías salen de preguntas reales de comerciantes.
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