Lo que se migra bien son los catálogos: productos, clientes, proveedores y existencias. Lo que casi nunca se migra es el historial de ventas, y conviene conservar el sistema anterior en modo consulta en lugar de intentar traerlo todo y retrasar el arranque.
El miedo a perder información es la razón número uno por la que un negocio se queda años con un sistema que ya no le sirve. Vale la pena separar qué se puede traer de qué conviene dejar.
Qué se migra bien
| Dato | ¿Migrable? | Cómo |
|---|---|---|
| Catálogo de productos | Sí | Exportación a Excel e importación |
| Existencias actuales | Sí | Con un conteo físico al momento del cambio |
| Clientes y saldos | Sí | Importación, con los saldos capturados como saldo inicial |
| Proveedores | Sí | Importación |
| Costos de los productos | Normalmente | Depende de qué exporte el sistema anterior |
| Historial de ventas | Rara vez | Conviene conservar el sistema anterior en consulta |
| Kardex histórico | Casi nunca | Se arranca de cero desde el conteo inicial |
Por qué el historial de ventas casi no se migra
Porque cada sistema estructura la venta de forma distinta: los tipos de movimiento, las formas de pago, los impuestos y los descuentos rara vez coinciden. Forzar esa traducción produce un historial que se ve completo y no cuadra con nada.
La práctica que mejor funciona es dejar el sistema anterior instalado en modo consulta durante uno o dos años. Es más barato, más rápido y mucho más confiable que una migración forzada.
El momento del cambio
Hay dos momentos que funcionan bien y uno que conviene evitar:
- El corte de ejercicio, porque el inventario inicial coincide con el cierre contable.
- Después de la temporada alta, cuando el equipo tiene margen para aprender.
- Nunca en temporada alta. Aprender un sistema en diciembre es el peor escenario posible.
El procedimiento
- 1Exporta todo lo que el sistema anterior permita exportar, aunque no lo vayas a usar. Es más fácil ahora que después.
- 2Limpia el catálogo antes de importarlo. Una migración es la mejor oportunidad para eliminar claves duplicadas y productos que no vendes desde hace años.
- 3Haz un conteo físico completo el día del cambio. Es lo que fija tus existencias iniciales correctas.
- 4Captura los saldos de clientes y proveedores como saldos iniciales.
- 5Corre los dos sistemas en paralelo unos días si puedes, aunque sea sólo capturando en el nuevo y cobrando en el viejo.
- 6Capacita antes del cambio, no durante.
- 7Deja el sistema anterior instalado en modo consulta.
El paso dos es el que más valor agrega y el que más se salta. Migrar un catálogo sucio significa arrastrar el desorden al sistema nuevo y culpar al sistema.
Qué preguntar al nuevo proveedor
- ¿La carga inicial del catálogo está incluida o se cobra aparte?
- ¿Puedo importar desde Excel y qué formato necesita?
- ¿Han migrado desde el sistema que uso hoy?
- ¿Cuánto tiempo toma normalmente el arranque?
- ¿Qué pasa si a la mitad de la migración algo no cuadra?
En 2POS la instalación, la configuración inicial, la carga del catálogo y la capacitación las hace nuestro equipo, y el arranque promedio va de uno a tres días según el tamaño de la operación.