El inventario físico tradicional obliga a cerrar y por eso muchas tiendas lo hacen una vez al año, que es justo la frecuencia con la que el dato deja de servir. El conteo cíclico resuelve eso: cuentas una parte del catálogo cada semana, sin detener la operación.
Casi todas las tiendas saben que deberían contar su inventario más seguido. Casi ninguna lo hace, y la razón es siempre la misma: contar implica cerrar, cerrar implica no vender, y no vender un sábado cuesta más de lo que parece que cuesta el descontrol.
El resultado es un conteo anual que llega tarde. Cuando aparece una diferencia de noviembre, ya no hay forma de reconstruir si fue merma, robo o error de captura.
¿Qué es el conteo cíclico?
En lugar de contar todo una vez al año, cuentas una porción del catálogo cada semana, de forma rotativa, mientras la tienda opera normalmente. Al cabo del año contaste todo, pero nunca cerraste.
La ventaja no es sólo comodidad. Una diferencia detectada en la semana se puede investigar; una detectada once meses después, no.
¿Qué se cuenta y cada cuánto?
No todo merece la misma frecuencia. El criterio práctico es cruzar valor con rotación:
| Tipo de producto | Frecuencia sugerida | Por qué |
|---|---|---|
| Alto valor, alta rotación | Semanal | Donde más rápido se acumula una diferencia cara |
| Alto valor, baja rotación | Mensual | Poca actividad, pero cada pieza pesa mucho |
| Bajo valor, alta rotación | Mensual | El faltante se acumula por volumen, no por precio |
| Bajo valor, baja rotación | Trimestral | El costo de contarlo se acerca a lo que vale |
Cómo preparar el conteo
- 1Elige el grupo a contar: una familia, una sección o un rango de claves.
- 2Cierra los movimientos pendientes de ese grupo: recepciones sin capturar, traspasos en tránsito, apartados.
- 3Imprime o carga la lista sin las cantidades del sistema. Quien cuenta no debe ver el número esperado.
- 4Cuenta físicamente y anota lo que hay, no lo que debería haber.
- 5Captura el conteo y deja que el sistema calcule la diferencia.
- 6Investiga las diferencias grandes antes de ajustar, no después.
- 7Ajusta con motivo. Un ajuste sin motivo es una diferencia borrada, no resuelta.
¿Qué hacer con las diferencias?
La tentación es ajustar todo para que cuadre y seguir adelante. Es también la forma más rápida de que el mismo problema vuelva el trimestre siguiente.
Antes de ajustar, vale la pena revisar tres cosas: recepciones capturadas dos veces, traspasos que salieron y nunca se recibieron, y ventas con el producto equivocado. Esas tres explican la mayoría de las diferencias en una tienda ordenada.
Lo que hace posible el conteo cíclico
Contar por partes sólo funciona si el sistema puede aislar un grupo de productos, congelar su estado y calcular la diferencia contra lo que había en ese momento. A mano es inviable.
2POS incluye conteo cíclico además del inventario físico completo, con ajustes que exigen motivo y kardex por artículo para poder reconstruir qué pasó con cada pieza.