El kardex es el historial completo de movimientos de un producto: cada entrada, salida, venta y ajuste con su fecha, cantidad, costo y motivo. Es la diferencia entre saber cuánto tienes y poder explicar cómo llegaste a esa cantidad, que es justo lo que pide tu contador.
Casi todos los sistemas te dicen cuánto tienes de un producto. Muy pocos te dicen cómo llegaste a esa cantidad. Ésa es toda la diferencia entre un reporte de existencias y un kardex.
¿Qué es exactamente un kardex?
Es el registro cronológico de todos los movimientos de un artículo. Cada línea es un evento con su fecha, tipo de movimiento, cantidad, costo unitario, saldo resultante y motivo.
| Fecha | Movimiento | Cantidad | Saldo |
|---|---|---|---|
| 01/08 | Compra a proveedor | +50 | 50 |
| 03/08 | Venta ticket 1042 | −3 | 47 |
| 07/08 | Traspaso a sucursal Centro | −20 | 27 |
| 12/08 | Ajuste por conteo — merma | −2 | 25 |
| 15/08 | Devolución de cliente | +1 | 26 |
Con ese historial puedes responder la pregunta que un reporte de existencias nunca contesta: si el mes pasado había 50 y hoy hay 26, ¿qué pasó exactamente?
¿Por qué lo pide el contador?
Por dos razones concretas. La primera es la valuación del inventario al cierre del ejercicio: el valor de tu inventario depende del costo de cada unidad, y ese costo sale del historial de compras.
La segunda es el respaldo. Ante una revisión, la diferencia entre el inventario declarado y el físico tiene que poder explicarse. Un kardex con movimientos y motivos es esa explicación; un saldo suelto no lo es.
Para qué te sirve a ti
- Rastrear un faltante hasta el movimiento que lo causó, en lugar de descubrirlo en el conteo anual.
- Ver a qué costo compraste históricamente y detectar cuándo un proveedor subió sin avisar.
- Reconstruir una diferencia de traspaso: qué salió, cuándo y si se recibió.
- Distinguir la merma registrada de la que no tiene explicación.
- Saber desde cuándo tienes una pieza, que es el dato para decidir liquidaciones.
Kardex y método de costeo
El kardex es también donde se aplica el método de costeo. Si usas PEPS, el sistema descuenta las unidades más antiguas primero y el kardex lo refleja capa por capa. Con costo promedio, cada compra recalcula el costo unitario del saldo.
Por eso no es un reporte decorativo: es el mecanismo con el que se determina cuánto vale tu inventario y cuánto costó realmente lo que vendiste.