Casi todos los sistemas guardan lo que pasó con las ventas. Muy pocos guardan lo que pasó con el sistema. La diferencia importa el día que alguien cambia un precio, vende, y lo regresa a como estaba: la venta se ve normal, y sin bitácora no queda rastro de que el precio se movió.
Qué registra
Cada asiento guarda el tipo de evento, un detalle, la fecha y hora, y el usuario que lo hizo. Son diecisiete tipos de evento agrupados en cuatro familias:
| Familia | Qué queda anotado |
|---|---|
| Sesión | Cada inicio y cada cierre de sesión, con el nombre y el tipo de usuario. |
| Caja | Apertura con su fondo inicial y corte de caja. |
| Movimientos de dinero | Cada retiro y cada ingreso al cajón, con su monto y su concepto. |
| Aperturas de cajón | Cada vez que se abre el cajón sin una venta de por medio, guardando el motivo que se dio. |
| Traspasos de caja | Cada cierre sin conteo, con el folio y el efectivo que el sistema calculó que debía entregarse. |
| Documentos | Registro de cada documento con su tipo, folio e importe; los descuentos aplicados con su porcentaje; las modificaciones; y las cancelaciones y eliminaciones con su importe. |
| Catálogo | Alta, modificación y baja de producto; cambio de clave; y los cambios de precio de menudeo, medio mayoreo y mayoreo. |
El cajón que se abre sin vender
De todo lo que registra la bitácora, este es el renglón que más dice. Abrir el cajón cuando hay una venta es normal: hay que dar cambio. Abrirlo sin venta de por medio es lo que casi nunca queda anotado en ningún sistema, y es justamente el movimiento que hay que revisar.
En 2POS cada apertura de cajón sin venta queda registrada con el usuario, la hora y el motivo que esa persona dio. No impide abrirlo —hay razones legítimas todos los días—, pero deja constancia.
El antes y el después
En los cambios de precio la bitácora no guarda sólo que hubo un cambio: guarda el valor anterior y el nuevo, uno junto al otro. Lo mismo con el cambio de clave de un producto.
Siempre activa
- No hay que encenderla: funciona desde la instalación.
- No tiene opción de configuración, así que nadie la puede apagar.
- Si por alguna razón fallara al escribir, no interrumpe la venta: la caja nunca se detiene por la bitácora.
- Se replica a la nube junto con el resto de la información de la sucursal.
Que no se pueda desactivar es una decisión de diseño, no un descuido. Un registro que el usuario puede apagar es un registro que va a estar apagado justo el día que hacía falta.
Cómo se consulta hoy
La bitácora se escribe siempre, pero por ahora no tiene una pantalla propia dentro del sistema: se consulta directamente sobre la base de datos, normalmente con apoyo de soporte. Si necesitas revisar un periodo o el comportamiento de un usuario en particular, es una solicitud que se atiende.
Para qué sirve en la práctica
- Revisar un patrón de cancelaciones concentrado en un usuario, un horario o un monto.
- Reconstruir qué pasó con un precio que nadie recuerda haber cambiado.
- Verificar quién dio de baja un producto que sigue en el anaquel.
- Confirmar a qué hora se abrió y se cerró cada turno de caja.