Del cajón sale dinero todos los días por razones legítimas: se paga el agua, se manda por cambio, el dueño retira el efectivo acumulado. El problema nunca es que salga, es que salga sin registro.
Retiro de efectivo
El retiro se captura con su monto y su concepto. Queda ligado al turno, así que el corte lo considera al calcular cuánto efectivo debería haber.
Alerta por efectivo elevado
Se puede configurar un límite de efectivo en caja. Cuando el cajón lo rebasa, el sistema avisa y ofrece registrar el retiro en ese momento, capturando concepto y monto.
Es una medida de seguridad antes que de contabilidad: la caja que acumula todo el día es la que más pierde en un asalto y la que más tienta al descuido.
Gastos pagados desde la caja
Cuando se paga algo con el dinero del cajón —la garrafa de agua, el mandado, la gasolina del reparto— se captura como gasto con su concepto. El gasto sale del efectivo esperado igual que un retiro, y además queda clasificado para saber en qué se va el dinero del negocio.
Los conceptos de gasto se dan de alta una vez en su catálogo, para que todo el mundo capture con la misma clasificación y el reporte sirva para algo.