Hay cinco palabras que aparecen en casi todas las pantallas. Si se entienden al principio, el resto del manual se lee mucho más rápido, porque las pantallas dejan de ser treinta cosas distintas y se convierten en la misma cosa con parámetros distintos.
Documento
Todo lo que el sistema guarda como operación es un documento: una venta, una compra, una cotización, una orden de compra, una entrada o una salida de inventario. Todos comparten la misma estructura.
| Parte | Qué es |
|---|---|
| Tipo | Qué clase de documento es: venta, compra, cotización… |
| Folio | El consecutivo dentro de su tipo |
| Fecha | Cuándo se registró |
| Contraparte | El otro lado de la operación: cliente, proveedor o colaborador |
| Partidas | Los renglones: qué producto, cuánto y a qué precio |
| Estado | Si está registrado, pendiente, en tránsito o cancelado |
Por eso la pantalla de ventas y la de compras se ven casi idénticas: son el mismo documento con distinto tipo y distinta contraparte.
Folio
El folio es el consecutivo. Cada tipo lleva el suyo, así que la venta 1450 y la compra 1450 no tienen nada que ver entre sí. Es el número con el que se busca un documento y el que va impreso en el ticket.
Estado
El estado dice en qué momento de su vida está el documento.
| Estado | Significa |
|---|---|
| Registrado | Terminado. Ya afectó inventario y saldos. |
| Pendiente | Capturado pero sin concluir. |
| En tránsito | Salió de un lado y todavía no se recibe del otro. Es el estado de un traspaso en camino. |
| Cancelado | Anulado. Sigue existiendo para dejar rastro, pero ya no cuenta. |
Existencia
La existencia es cuántas piezas hay de un producto en una sucursal. No es un número que se captura: es el resultado de todo lo que entró menos todo lo que salió. Cuando la existencia del sistema no coincide con la del anaquel, la respuesta casi nunca es corregir el número a mano, sino encontrar el movimiento que no se capturó.
Sucursal
Cada sucursal tiene sus propias existencias, sus propios folios y su propia caja. Los catálogos —productos, clientes, proveedores— se comparten. Por eso un producto es el mismo en todas las tiendas pero su existencia es distinta en cada una.