El inventario físico es la operación más delicada del sistema, porque es la única que reescribe existencias en masa. Bien hecha, deja el inventario limpio por un año. Mal hecha, mete un error en cada producto que no se contó.
Las pestañas del módulo
| Pestaña | Para qué |
|---|---|
| Lotes | Elegir con qué conteos vas a trabajar |
| Capturas | Ver y corregir lo que se capturó, renglón por renglón |
| Procesar | Comparar contra la existencia y aplicar el ajuste |
| Reporte | El resultado: qué había, qué se contó y qué se ajustó |
| Auditoría | Revisar un inventario ya aplicado |
| Revisión | Comparar la existencia guardada contra la calculada |
| Importar CSV | Subir un conteo hecho fuera del sistema |
Procesar
Al procesar, cada artículo muestra cuatro cosas: la existencia que tenía el sistema, la lectura del conteo, la diferencia y el valor final que va a quedar. Además marca si el artículo fue efectivamente escaneado o no, que es el dato del que depende todo lo siguiente.
Los tres modos de aplicación
Esta es la decisión que hay que entender antes de tocar el botón. Los tres modos hacen lo mismo con lo que se contó; la diferencia está en qué hacen con lo que NO se contó.
| Modo | Qué hace con lo no leído | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Parcial | Nada: sólo se ajustan los artículos leídos | Conteos por zona, por pasillo o por muestra |
| Total | Los no leídos con existencia distinta de cero se van a cero | Sólo cuando se contó absolutamente todo |
| Marca | Los no leídos de esa marca se van a cero | Conteo completo de una marca, dejando el resto intacto |
El resultado
Aplicado el inventario, el sistema informa cuántos artículos se procesaron, cuántos subieron, cuántos bajaron y cuántos quedaron en cero. Esas cuatro cifras son la primera revisión: si esperabas ajustar doscientos artículos y salieron mil ochocientos ceros, algo se aplicó con el modo equivocado.
El reporte detalla por artículo la existencia anterior, la lectura, la diferencia, la existencia nueva y el ajuste aplicado. Es el documento que se archiva y contra el que se reclama después.
Antes de contar
- Captura todas las compras pendientes: mercancía recibida y no capturada aparece como faltante.
- Cierra los traspasos en tránsito o vas a contar lo que no es tuyo todavía.
- Decide si el conteo va a ser total o parcial antes de empezar, no al aplicar.
- Si es total, asegúrate de que se cuente el catálogo completo, incluyendo bodega.