La bitácora lo registra todo, y ese es justamente su problema: nadie se va a sentar a leer cuatro mil renglones para ver si algo anda mal. Un registro que en la práctica no se revisa sirve para reconstruir un caso, pero no para darse cuenta a tiempo.
La auditoría resuelve eso. Lee la bitácora por ti, compara contra umbrales y te dice en qué fijarte. No acusa a nadie: señala dónde ver.
Cómo leer el semáforo
| Color | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Verde | El indicador está dentro de lo normal para una tienda. | Nada. |
| Amarillo | Se pasó del rango esperado, pero puede tener explicación. | Revisar y preguntar. |
| Rojo | Se salió claramente de rango. | Revisar el detalle en la bitácora. |
Qué vigila
| Indicador | Por qué está en la lista |
|---|---|
| Cancelaciones | Cancelar una venta ya cobrada es la forma más directa de sacar dinero del cajón sin que falte nada. |
| Eliminaciones | Borrar el documento completo, no sólo cancelarlo. |
| Modificaciones de folio | Cambiar una venta después de registrada. |
| Cambios de precio | Bajar el precio, vender, y regresarlo. Por separado cada paso se ve normal. |
| Descuentos | El descuento es la salida fácil, y cuando deja de ser excepcional deja de ser control. |
| Cierres de caja por día | Cerrar y reabrir varias veces al día permite acomodar diferencias. |
| Cierres sin conteo | El traspaso de caja es útil, pero usarlo siempre significa no cuadrar nunca. |
| Retiros | Sacar efectivo del cajón, en frecuencia y monto. |
| Actividad nocturna | Movimientos a horas en las que la tienda no debería estar operando. |
| Borrado de partidas | Quitar renglones de una venta en captura, antes de cobrarla. |
| Modificaciones sobre registrado | Tocar lo que ya quedó cerrado. |
| Reaperturas | Volver a abrir una caja ya cerrada. |
Los umbrales
Cada indicador muestra a partir de qué número se pone amarillo y a partir de cuál rojo, para que sepas contra qué se te está comparando. Algunos son cantidad —tres eliminaciones— y otros son proporción, que suele ser más justo:
| Indicador | Amarillo | Rojo |
|---|---|---|
| Cancelaciones | 3 o más, o el 5% de las ventas | 5 o más, o el 15% de las ventas |
| Eliminaciones | 1 o más | 3 o más |
| Descuentos | 30% de las ventas con descuento | 50% de las ventas |
| Cambios de precio | 5 o más | 15 o más |
La proporción importa: cinco cancelaciones en una tienda que hace mil tickets al día no es lo mismo que cinco en una que hace treinta. Por eso los indicadores que se prestan se miden contra el volumen y no en seco.
Quién la ve
Sólo los usuarios de tipo super usuario. No es un permiso que se pueda activar por separado: un encargado normal no ve esta sección aunque tenga acceso a la configuración.
Cómo usarla
- Revísala una vez por semana. Toma dos minutos si todo está en verde.
- Cuando algo salga amarillo, pregunta antes de concluir: casi siempre hay explicación.
- Si algo sale rojo, ve al detalle en la bitácora, que ahí está el usuario y la hora.
- Lo que más dice no es un rojo suelto, es el mismo indicador amarillo tres semanas seguidas.